Controlling in der Ausbildung
Heute präsentieren wir Ihnen einen Ausschnitt aus unserem Beitrag für die HR Performance (03/2017): „Controlling für die Ausbildung sinnvoll nutzen“, denn durch die Aufbereitung von Trends und bestimmten Szenarien kann Controlling die Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung von organisatorischen oder strukturellen Veränderungen des Unternehmens gewinnbringend begleiten.
Das Effektivitätscontrolling
Die Benennung der drei Bereiche des Controllings: Effektivitäts-, Effizienz- und Kostencontrolling gibt bereits erste Einblicke in mögliche Anwendungsgebiete. Das Effektivitätscontrolling untersucht den Beitrag der Human-Resources-Arbeit zum Erfolg des Betriebs. Dazu dienen quantitative wie auch qualitative Daten wie Fluktuationsrate, Abwesenheitszeiten und Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen zur Zufriedenheit. Auch im Bereich Ausbildung sind Umfragen zur Zufriedenheit nicht zu unterschätzen.
Das Siegel „Ausgezeichneter Ausbildungsbetrieb – Azubi-geprüft“ stellt jährlich allen Auszubildenden von angemeldeten Unternehmen ca. 100 detaillierte Fragen über ihre Ausbildung. Danach erhalten Ausbildungsleiter bzw. Personalcontroller einen umfangreichen Bericht über die Qualität der Ausbildung im 
Unternehmen. Mit diesen Zahlen sind direkte Vergleiche wie Ist-Ist-Vergleich (Zeitvergleichskontrolle, z.B. zwischen bestimmten Bereichen der Ausbildung), Soll-Ist-Vergleiche (Planabweichungskontrolle, z.B. angestrebte Motivation und tatsächlicher Antrieb) oder Wird-Ist-Vergleiche (Prognosenkontrolle, z.B. im Hinblick auf Vorjahrsbefragungen) möglich. Eine solche Zertifizierung ist sehr empfehlenswert, da Sie durch die Befragung einen präzisen und detaillierten Einblick in Ihre berufliche Ausbildung inklusive Zufriedenheitsfaktoren erhalten.
Ein weiteres Beispiel einer Effektivitätskontrolle ist im Bereich Arbeitszeiten der Ausbilder denkbar. Diese Methode bietet sich vor allem dann an, wenn die Ausbildung neben dem eigentlichen Beruf bzw. den „normalen“, alltäglichen Aufgaben abläuft. Notieren Sie sich, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe brauchen, und messen Sie gleichermaßen die Zeit für eine umfassende Einführung, Erklärung und Kontrolle derselben Aufgabe für Ihre Azubis. Versuchen Sie eine Arbeitszeitübersicht für alle Schlüsselfunktionen zu führen und beobachten Sie diese über mindestens einen Zeitraum von vier Wochen, um eine repräsentative Datenabfolge zu erhalten. Das erlaubt Ihnen abweichende Messungen vom Mittelwert zu identifizieren und ggf. zu eliminieren, wenn diese aufgrund einer Ausnahmesituation entstanden sind.
Um einen qualitativ hochwertigen Mittelwert der Einführungs-, Erklärungs- und Kontrollzeit zu erhalten, sollten Sie die Zeiten nicht nur von einem, sondern von mehreren Azubis, die Sie betreuen, nehmen. Jeder Azubi ist anders und hat unterschiedliche Auffassungsgaben. Der Vergleich dieser Daten wird es Ihnen erlauben, Prozesse und Durchführungen überlegter zu strukturieren und zu steuern. Ein weiterer Wert, den es zu notieren lohnt, ist die Zeitspanne vom ersten Erklären bis zum selbstständigen Durchführen. Damit wird die Arbeitserleichterung für den Ausbilder quantitativ abrufbar.
Mit diesem ersten Einblick in den Bereich Ausbildungscontrolling sollten Sie nun Denkanstöße erhalten haben, die Ihnen Organisation, Struktur und Feedback von Ausbildertätigkeiten erleichtern können. Viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung!
