Zero-Inbox: Der leere Posteingang – Teil 1

So bewahren Sie die Übersicht in Ihrem E-Mail-Eingang: Tipps für Ausbilder – und gerne auch für Ihre Azubis 🙂

Haben Sie auch Hunderte von Mails in Ihrem Posteingang? Bei einigen warten Sie noch auf eine kurze Info, bevor Sie sie beantworten können, andere behalten Sie weil die Informationen darin wichtig sind – und wieder andere einfach weil Sie nicht wussten wohin damit… So geht es vielen.

Doch wie leicht verliert man damit den Überblick: Irgendwo unter den vielen Mails könnte eine wichtige Info Ihres Azubis stecken, einer Ihrer Ausbildungsbeauftragten wartet vielleicht noch auf eine Antwort und so weiter. Hinzu kommt noch: In Ihnen bleibt oft das ungute Gefühl nicht alles im Überblick zu haben. Oder wüßten Sie – Hand aufs Herz – noch genau welche Mails alle unbearbeitet in Ihrem Posteingang “lungern”? Schaffen wir Abhilfe:

• Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm einen Ordner an mit dem Namen “Alter Posteingang – Archiv” (oder ähnlich)
• Verschieben Sie alle Mails aus Ihrem Posteingang in diesen Ordner – ja, wirklich alle!
• Ihr Posteingang ist leer – Sie erhalten Tipps damit das auch so bleibt 🙂

Keine Sorge weil nun alle Ihre E-Mails erstmal “weg” sind – Sie finden sie ja im neu angelegten Ordner sofort wieder. Und können sie auch gerne von dort noch nach und nach wie es Ihre Zeit erlaubt Stück für Stück abarbeiten. Wichtig ist aber, erstmal “Tabula rasa” zu machen, damit Sie mit einem leeren Posteingang von vorne starten können, sonst dauert die Umsetzung ewig und demotiviert.

 

So bleibt Ihr Posteingang leer

Checken Sie Ihren Posteingang nicht mehr ständig bei jeder neu eingehenden Mail, das kostet Sie viel Zeit und reißt Sie jedesmal aus Ihrer Konzentration. Legen Sie Zeiten fest zu denen Sie Ihren Posteingang sichten, z. B. 2 – 3 mal am Tag, morgens um 10 Uhr, nach der Mittagspause um 13 Uhr und um 16 Uhr (eine Stunde vor dem Feierabend).

Wenn Ihnen das zu wenig erscheint können Sie auch alle 1 ½ bis 2 Stunden Ihren Posteingang bearbeiten, wichtig ist nur, dass Sie es nicht ständig machen und sich immer wieder davon unterbrechen lassen. Und: Sie sollen den Posteingang dann nicht nur sichten, sondern auch wirklich bearbeiten, so dass Ihr Posteingang hinterher wieder leer ist. Wie das ganz einfach geht zeigen wir Ihnen nächste Woche.