Zero-Inbox: Der leere Posteingang – Teil 2

Letzte Woche haben wir Ihnen bereits gezeigt, wie Sie Ihren Posteingang erstmal auf “Zero” setzen – also komplett leeren. Außerdem gab es Tipps um den Posteingang nur noch zu bestimmten Zeiten zu bearbeiten – und zwar so dass er danach wieder komplett leer ist und Sie immer sicher wissen: Sie haben nichts übersehen. Hier gibt es nochmals den Artikel von letzter Woche zum nachlesen: “Zero Inbox: Der leere Posteingang – Teil 1”

Aber wie schaffen Sie es, dass Ihr Posteingang auf Dauer so schön leer bleibt wie nach dieser einmaligen Aufräumaktion? Mit diesen Tipps:

In jeder Ihrer E-Mail-Bearbeitungszeiten (Sie erinnern sich: Möglichst nur noch 2 – 3 mal pro Tag und wirklich bearbeiten, nicht nur sichten) gehen Sie nun wie folgt vor: Sie lesen eine E-Mail und entscheiden sofort was damit passieren soll, es gibt nur diese 4 Optionen:

1. Löschen Dazu gibt es nicht viel zu sagen: Bei allem was Sie nicht benötigen, wie zum Beispiel Werbung, veraltete Informationen, etc. – sofort löschen! Newsletter, die Sie ohnehin nie lesen, sollten Sie einfach abbestellen.
2. Delegieren / Weiterleiten: Alles was jemand anderen betrifft, bzw. Aufgaben die jemand anderes für Sie erledigen kann, können Sie weiterleiten, bzw. delegieren. Die Delegation sollten Sie nach Möglichkeit nachhalten (zum Beispiel über Ihre To-do-Liste oder über eine „Warten-auf-Liste“), danach können Sie die E-Mail löschen (oder archivieren).
3. Archivieren: E-Mails die nur einen „Informationswert“ für Sie haben müssen Sie normalerweise lesen und irgendwo aufheben – dieses irgendwo sollte aber nicht der Posteingang sein sondern ein entsprechender Ablage-Ordner für Ihre E-Mails. Diesen können Sie ganz einfach in Ihrem E-Mail Posteingang einrichten. Hierzu noch ein Tipp: Viele legen sich hier eine riesige Ordnerstruktur an mit 20 oder noch mehr Ordnern und müssen dann jedes Mal lange überlegen, in welchen davon die E-Mail am besten passt. Machen Sie es sich einfach: Legen Sie nur einen einzigen Ablageordner an und schieben Sie Ihre E-Mails dort hinein. Über die Suchfunktion Ihres E-Mail-Programms haben Sie die Mail später trotzdem blitzschnell wieder zur Hand. Falls Sie die E-Mails auch regelmäßig archivieren empfehlen sich hierfür Jahresordner, so dass Sie immer nur das aktuelle und ein zurückliegendes Jahr in Ihrem E-Mail-Programm abrufbereit haben und der Rest ist in Ihrer Archiv-Datei. Wenn Sie mit Outlook arbeiten können Sie sich auch einen QuickStep für das schnelle verschieben in Ihren Ablage-Ordner erstellen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
4. Bearbeiten Hierbei unterscheiden Sie nochmals: Lässt sich die Aufgabe in weniger als 3 Minuten bearbeiten? Dann erledigen Sie sie sofort, andernfalls erfassen Sie die Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste zur Erledigung an einem späteren Zeitpunkt. In Outlook zum Beispiel können Sie die E-Mail einfach per Drag & Drop auf Ihre Aufgabenliste ziehen. Oder Sie erstellen sich auch hierfür einen entsprechenden QuickStep. Die E-Mail können Sie danach ebenfalls löschen oder ablegen (dies kann auch durch Ihren QuickStep automatisiert werden).

Wenn Sie E-Mails ab sofort mit diesen Tipps bearbeiten, haben Sie nach jeder Ihrer Bearbeitungszeiten wieder einen leeren Posteingang. Und das gute Gefühl, alles im Griff zu haben, nichts Wichtiges zu übersehen und schon viel geschafft zu haben 🙂 Gerne dürfen Sie diese Tipps auch an Ihren Azubi weitergeben.

 

PS: Einige der Tipps stammen aus unserem Artikel für “Wir Ausbilder” 4/2016, Autorin: Daniela Gieseler, Kiehl (NWB Verlag), “E-MAIL UND WIEDERVORLAGE –
SO ARBEITEN SIE EFFIZIENT”