Was hat eine Tomate mit der Ausbildung zu tun?

Zu Beginn (*ich stelle meine Uhr)

Ich weiß ganz genau, dass Sie das Problem kennen: Sie nehmen sich etwas vor, wollen es auch unbedingt heute – ja wirklich heute (Sie schieben es ja schon seit 2 Wochen vor sich her) – erledigen. Was hielt Sie die letzten beiden Wochen davon ab? Waren es die Kollegen oder diese „super interessanten“ Facebook Posts, nach denen Sie täglich „recherchieren“ mussten? Vielleicht erscheint Ihnen die Aufgabe auch einfach unüberwindbar oder zu umfangreich, um einen geeigneten Moment zu finden, um sie abzuarbeiten. Jeder hat solche Momente. Jeder kennt solche Aufgaben. Auch Ihre Azubis dürften ab und an mit diesen Dingen und dem allbekannten „Inneren Schweinehund“ zu tun haben. Gerade in Prüfungs-oder Lernstressphasen werden sie damit konfrontiert sein.

Ich möchte Ihnen heute eine Methode vorstellen, die es Ihnen erleichtern kann, Ihren Tag zu planen und endlich die unangenehmen oder umfangreichen aufgeschobenen Aufgaben abzuarbeiten. Außerdem wird diese Methode ebenfalls für Ihre Auszubildenden nützlich sein – versprochen!

Was ist das?

Beginnen wir mit dem schönen Wörtchen (ital.) „Pomodoro“. Klingt nach Urlaub, Sonne, Strand… Naja, wenn Sie die Technik, die sich dahinter verbirgt, richtig anwenden, haben Sie am Ende des Tages eventuell sogar mehr Zeit sich um Ihre Urlaubsplanung zu kümmern. Also was soll das nun bedeuten? Keine Panik – ich erkläre es Ihnen… Pomodoro heißt übersetzt Tomate. Soweit so gut. Wie kommen wir aber nun von der Tomate zu einer äußerst effektiven Zeitmanagement Theorie und Lerntechnik? Ein italienischer Student stand kurz vor seinen Abschlussprüfungen. Jedoch war er abends mit Freunden verabredet. Da er noch ca. eine Stunde Zeit hatte bis zum Treffen, stellte er sich seine Eieruhr auf 25 Minuten, um sein Gewissen zu beruhigen. In dieser Zeit nahm er sich vor, so viele Dinge wie nur möglich abzuarbeiten. Er war so vertieft, dass er nicht mitbekam, wie schnell die Zeit verging. Nach dem baldigen Klingeln der Uhr stellte er sie noch einmal auf 25 Minuten, da die Zeit doch sehr schnell verging und er noch nicht fertig war. Nach 50 Minuten Produktivität ging er zur Verabredung. Die Uhr in unserer Geschichte hatte die Form einer Tomate…

Wofür?

Der Student hat in dem Moment eine Zeitmanagement Methode erschaffen, die es uns ermöglicht produktiver, effektiver und gesünder zu arbeiten. Jegliche Unterbrechungen sind während einer Pomodoro (25 Minuten) untersagt. Sie zwingt uns zu Monotasking. Wer kann das heute noch von sich behaupten 25 Minuten ohne Ablenkung arbeiten zu können? Es gibt externe Unterbrechungen (Kollegen, Anrufe etc.) und interne Unterbrechungen (geistige Abschweifungen – „Welcher Termin steht morgen Nachmittag noch gleich an. Ich schaue im Kalender nach. Ach das war ja gar nicht morgen…Da gehen wir ja ins Kino. Habe ich schon Karten reserviert. Ich muss gleich einmal ins Kinoprogramm sehen. Sollte ich vielleicht noch Freunde einladen. Ich rufe sie direkt einmal an…“ – Sie kennen das!). Beide Arten sind zu unterbinden. Externe Erledigungen schieben Sie, wenn möglich, in eine folgende Pomodoro.

Wie?

Da die Zeit auf 25 Minuten beschränkt ist, haben wir nicht das Gefühl uns von Anfang an zu verausgaben. 25 Minuten sind machbar, oder? Zu einer Pomodoro gehört gleichermaßen eine kurze Pause von ca. 3-5 Minuten, danach schreiten wir zur nächsten Pomodoro Phase. Das wird Ihre Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit ungemein erhöhen! Ihr Körper wird es Ihnen danken, dass Sie sich in regelmäßigen Abständen Pausen gönnen. Nach 4 Pomodoro gönnen Sie sich am besten 15 – 30 Minuten Pause. Um Ihre Effektivität zu maximieren: überlegen Sie sich am Anfang des Tages welche 6 Hauptaufgaben heute anstehen, schreiben Sie sie auf Ihre Liste und teilen Sie diese dann in Pomodoro ein. Während der Abarbeitung sollten Sie festhalten, wie es vorangeht und wie viel Zeit Sie tatsächlich aufwenden. Am Ende des Tages können Sie dann abgleichen. Ziel sollte es sein große Abweichung möglichst zu vermeiden.

Überblick

• Ein Pomodoro besteht aus 25 Minuten Arbeitszeit plus 5 Minuten Pause.
• Alle vier Pomodori müssen 15 bis 30 Minuten Pause genommen werden.
• Ein Pomodoro kann nicht geteilt werden.
• Wenn ein Pomodoro angefangen wird, muss die Eieruhr auch läuten.
• Wenn ein Pomodoro unterbrochen wird, zählt er nicht.
• Wenn eine Aktivität vor dem Ende eines Pomodoro fertig gestellt wird, nutze die Zeit das Erstellte noch einmal zu überprüfen.
• Wenn etwas länger als 5 bis 7 Pomodori dauern würde, teile es auf.
• Wenn etwas kürzer als einen Pomodoro dauern würde, erledige mehrere davon in einem Pomodoro.

Zum Schluss

Probieren Sie die Technik doch einfach mal aus. Versprochen: Es tut nicht weh und ist auch ganz leicht wieder abstellbar, falls es in Ihrem Fall nicht funktionieren sollte. Geben Sie diese Lerntechnik aber auf jeden Fall Ihren Azubis weiter – wer weiß, vielleicht ist jemand dabei für den/die das genau das Richtige ist… Mir hilft es durch vermeintlich unstrukturierte Tage und Aufgaben, die ich vor mir herschiebe. Kennen Sie so etwas?

(*die Uhr klingelt, nun erst einmal 5 Minuten Pause – das habe ich mir verdient.)

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