Ideenmanagement in der Ausbildungsabteilung
(Ausschnitt aus dem Artikel „Ideenmanagement für die Ausbildungsabteilung nutzen“ von AzubiScout. Erschienen in der Ausgabe 01/2018. www.hrperformance-online.de.
Hier geht es zum vollständigen Artikel.)
“Ideenmanagement ist die systematische Förderung von Ideen und Initiative der Mitarbeiter – bezogen auf Einzelleistungen und/oder Teamleistungen – zum Wohle des Unternehmens und der Mitarbeiter.” (Deutsches Institute für Betriebswirtschaft)
Hier unsere Insider-Tipps für ein erfolgreiches Ideenmanagement mit und für Azubis:
Unkompliziert: Machen Sie es Auszubildenden nicht zu schwer ihre Ideen vorzubringen. Undurchsichtige Hierarchien, unüberwindbare Bürokratie und nie erreichbare Ansprechpartner ersticken jede Idee im Keim. Schaffen Sie also ein System, in dem Ideen schnell und unkompliziert gesammelt werden können. Ein Vorschlag wäre es, zunächst nur allgemeine Punkte zur Idee abzufragen wie Name des Ideengebers/Abteilung und eine kurze Beschreibung der Idee. Dabei wird der Kern des Ganzen festgehalten und bei Bedarf kann man über Details sprechen. 
Unterstützend: Wenn die Auszubildenden die Unterstützung ihrer Ausbildungsleitung oder der Geschäftsführung nicht haben, dann wird das Vorhaben über kurz oder lang scheitern. Als Ausbilder ist es eine der Hauptaufgaben im Ideenmanagement, die Azubis herauszufordern, immer mit einem offenen Auge durchs Unternehmen zu gehen und schließlich zur Abgabe ihrer Ideen zu motivieren. Beispielhaftes Vortragen (z.B. während Azubi-Meetings) erfolgreich umgesetzter Ideen von anderen Azubis kann dabei sehr anspornend sein.
Persönlich: Verantwortlichkeiten sollten klar vorgeschrieben sein. Wer beschäftigt sich mit einkommenden Ideen der Mitarbeiter/ der Azubis? Wer ist demzufolge auch Ansprechpartner und kann Auskünfte über den Bearbeitungsstand geben? Kommunizieren Sie diese Punkte nach außen und schaffen Sie so einen transparenten Umgang mit den Verbesserungsvorschlägen.
Wertschätzend: Je schneller die Auszubildenden ein individuelles und wertschätzendes Feedback auf ihre Ideen bekommen, desto höher ist deren Motivation sich erneut im Verbesserungs-Prozess zu beteiligen. Dabei ist es enorm wichtig auch die Ablehnung von Ideen zu begründen.
Schnell: Zu einem erfolgreichen Ideenmanagement gehört eine zügige Bearbeitungsrate. Je niedriger der Abstand zwischen Einreichung, Bewertung und Umsetzung ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Auszubildenden des Unternehmens erneut einen Vorschlag einbringen. Jene Kennzahlen sind wesentliche Erfolgsfaktoren für das Ideenmanagement.
Organisation: Falls es bei Ihnen noch kein System zur Erfassung der Ideen über das Intranet oder über Formulare gibt, können Sie die Ideenerfassung für die Ausbildungsabteilung auch so organisieren: Die Auszubildenden können ihre Ideen im wöchentlichen Gespräch ganz unkompliziert dem Ausbilder mitteilen, so sind auch Rückfragen direkt möglich (alternativ im Azubi-Meeting, aber manch einem ist vielleicht
das 4-Augen-Gespräch lieber). Ermuntern Sie die Azubis dazu, Ideen jederzeit in ihrem Super-Buch (ein Notizbuch mit dem Azubis ihren betrieblichen Alltag organisieren können) schriftlich festzuhalten und sie Ihnen dann vorzuschlagen. Das Gespräch über die Idee sollte im Sinne des Ideenmanagements jedoch schriftlich festgehalten werden (lässt sich auch während der Unterhaltung bewerkstelligen), um den offiziellen Weg einzuschlagen und nicht der Gefahr zu unterliegen, im Keim erstickt zu werden.
Transparent: Der respektvolle Umgang mit den eingegangenen Ideen ist essentiell. Nicht nur weil der Auszubildende durch Vorschläge eine hohe Identifikation und Wertschätzung mit seinem jeweiligen Unternehmen zeigt, sondern auch um den Prozess so strukturiert und nachvollziehbar wie möglich zu gestalten. Wenn die Bearbeitung für alle involvierten Parteien zu jeder Zeit klar verständlich bleibt, so ist die Effektivität um ein Vielfaches erhöht. Um die Transparenz herzustellen und Arbeitsschritte strukturiert abzuarbeiten, eignet sich eine Checkliste aller Bearbeitungsabschnitte.
Kollaborativ: Die Effektivität kann erneut gesteigert werden, wenn Ihre Auszubildenden die Möglichkeit haben, bereits eingereichte Vorschläge einzusehen, zu kommentieren, zu bewerten und ggf. zu erweitern. Teamarbeit wird also auch an dieser Stelle im Ideenmanagement großgeschrieben.
Messbar: Kennzahlen sind ein äußerst geeignetes Mittel zur Messung und Steuerung zuvor geplanter Ziele. Darüber hinaus kann mittels einer objektiven Auswertung der Zahlen der aktuelle Stand und dessen Entwicklungstrends abgelesen werden. Bei Veröffentlichung dieser Messungen erhöhen Sie nicht nur die Transparenz und steigern vielleicht sogar den Wettbewerbscharakter Ihrer Azubis, sondern Sie fördern ebenfalls das Wesen einer innovativen Firmenkultur.
Realistisch: Nicht jede Idee ist eine 1-Million-Dollar-Idee. Meist sind es die kleinen Verbesserungen, die langfristig eine erhebliche Wirkung erzielen. Ob im Kundendienst oder in der Produktion, es lohnt sich auch den kleinen Schritten nachzugehen, um daraus vielleicht später eine Verbesserung zu entwickeln. Ermutigen Sie also Ihre Azubis darin, dass auch sie einen Unterschied machen können.
Lohnend: Die Entlohnung des Aufwandes mit monetären Mitteln ist meist sehr schwierig festzulegen. Denn wie entscheiden Sie bei einer Gruppenidee, wie das Geld dem Input entsprechend aufgeteilt werden soll? Oder wie hoch würden Sie eine Prämie grundsätzlich ansetzen? Würden Sie nach Umsetzbarkeit oder Qualität der Idee differenzieren? Wenn ja, wer entscheidet schließlich über die finale Höhe der Prämie? Aufkommender Neid und Missgunst ist Gift für ein funktionierendes Ideenmanagement-System. Ein Vorschlag dem zu entgehen und den Mitarbeitern dennoch Wertschätzung und Anerkennung zukommen zu lassen, wäre eine Verlosung einer gesonderten Prämie (kann auch ein besonderer Sachgutschein sein) unter allen Ideengebern. Dies kann zum Beispiel bei einer Veranstaltung am Jahresende erfolgen, wo nochmals die besten Ideen des Jahres hervorgehoben werden.
Ausgerichtet: egal, ob kleine oder große Ideen – sie sollten zu der Unternehmensphilosophie passen. Daher ist eine regelmäßige Kommunikation dergleichen sehr wichtig, damit auch die Auszubildenden direkt von Beginn ihrer Ausbildung die Unternehmensziele nicht nur kennen, sondern sie sich auch mit ihnen identifizieren können.
Ihre Auszubildenden werden es Ihnen danken, wenn sie ihre Ideen sinnvoll und vielleicht sogar gewinnbringend für sich selbst und für das Unternehmen anbringen können. Nichts macht stolzer als die eigene Idee langfristig in allgemeingültige Geschäftsabläufe zu verankern.
