Unsere Tipps für ein effizientes Abarbeiten von E-Mails
Ist Ihr Posteingang ständig voll und Sie kommen einfach nicht dazu, wichtige E-Mails zu schreiben und zu beantworten? Die folgenden Tipps könnten Ihnen das Abarbeiten von E-Mails erleichtern und damit Ihre Arbeit effizienter gestalten.
Unwichtiges Löschen:
Nicht alle E-Mails, die Sie an einem Arbeitstag erhalten, sind auch wichtig. Deshalb sollten Sie damit anfangen, unwichtige E-Mails wie Spam etc. zu löschen und damit Ihren E-Mail-Posteingang ein wenig zu filtern. Sind Sie unsicher, welche E-Mail gelöscht werden kann und welche nicht, dann empfehlen wir, einen speziellen Ordner für solche E-Mails zu erstellen. So können Sie E-Mails dorthin verschieben und bei Bedarf wieder abrufen.
Priorisierung und Timing:
Gibt es E-Mails, die Sie in ein paar Minuten abhaken können? Wenn ja, sollten Sie diese sofort angehen und die restlichen E-Mails nach Ihrer Dringlichkeit sowie Wichtigkeit priorisieren. Das Priorisieren könnte Ihnen leichter fallen, wenn Sie je für jede Priorität (beispielsweise von 1 bis 3) einen eigenen Ordner anlegen und die jeweiligen E-Mails in diesen verschieben. So behalten Sie garantiert den Überblick.
Zeitplanung:
Planen Sie feste Zeiten ein, in denen Sie sich mit dem Abarbeiten von E-Mails beschäftigen. So verlieren Sie die wichtigeren Aufgaben nicht aus den Augen. Achten Sie darauf, wie viel Zeit welche Art von E-Mail beansprucht, damit Sie die Zeitblöcke in Zukunft besser einplanen können. Merken Sie, dass bestimmte E-Mails mehr Zeit in Anspruch nehmen, dann versuchen Sie diese E-Mails in einer To-do-Liste oder einem Wochenplan zu pflegen.
Endlose E-Mail-Kommunikationen meiden:
Eine Kommunikation über E-Mails ist vor allem dann nicht sinnvoll, wenn immer hin und her geschrieben wird. Hier sollten Sie vielleicht darüber nachdenken, ob das Telefon nicht die bessere Alternative ist. Dasselbe gilt auch für lange und komplexe E-Mails, die häufig zeitraubend sind. Ein Telefonat kann Ihnen diese Zeit ersparen.
Aufgaben weiterreichen:
Wenn Sie für bestimmte E-Mails nicht zuständig sind oder andere Personen von den Inhalten der E-Mails informiert werden müssen, können Sie E-Mails mit wenigen Klicks weiterleiten. So können Sie Aufgaben weitergeben oder sogar delegieren.
Welche weiteren Tipps für ein effizienteres Abarbeiten von E-Mails kennen Sie noch?
Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.
Ihr AzubiScout Team
