Onboarding beginnt schon vor dem eigentlichen Ausbildungsbeginn
Die Vorbereitung der Auszubildenden vor ihrem ersten Arbeitstag ist ein entscheidender Faktor für deren Erfolg und Integration in das Unternehmen. Aber – anders als viele Unternehmen denken – beginnt ein gelungenes Onboarding weit vor dem ersten Ausbildungstag. Häufig entscheiden sich Unternehmen bereits Monate, manchmal sogar bis zu einem Jahr im Voraus für ihre neuen Azubis. Diese lange Zeitspanne zwischen der Zusage und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn birgt die Gefahr, dass die anfängliche Begeisterung und das Engagement auf Seiten der Auszubildenden nachlassen. Zudem können Unsicherheiten oder Fragen auftreten. Also: Geben Sie den Azubis schon vor Beginn ein paar zentrale Informationen und somit das das Gefühl, dass sie eine gute Wahl getroffen haben und von Ihrem Unternehmen erwartet und wertgeschätzt werden.
Nutzung von Informationsmedien
Einer der ersten Schritte kann sein, den Auszubildenden vorab Zugang zu firmeninternen Informationsmaterialien zu geben. Das kann durch eine gedruckte oder digitale Willkommensmappe sein oder durch die frühzeitige Freischaltung des Zugangs zum Intranet oder der Mitarbeiter-App Ihres Unternehmens. So können sich die Azubis bereits mit der Unternehmenskultur vertraut machen und erhalten Einblicke in bevorstehende Projekte und Abteilungen. Außerdem können Sie so Leitfäden zu verschiedenen Prozessen, Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner:innen, eine Übersicht über wichtige Termine (wie Einführungsveranstaltungen), Informationen zu Mitarbeiterbenefits und Sicherheitsrichtlinien zum Nachlesen zur Verfügung stellen.
Halten Sie die Azubis auf dem Laufenden, regelmäßige E-Mails oder Newsletter versenden, die über Neuigkeiten im Unternehmen berichten, bevorstehende Veranstaltungen ankündigen und nützliche Informationen rund um den Start der Ausbildung enthalten.
Digitale Möglichkeiten – Willkommensvideos und virtuelle Rundgänge
Eine weitere schöne Möglichkeit, um Ihren neuen Azubis einen Einblick in das Unternehmen zu geben, sind Willkommensvideos. Diese Videos können zum Beispiel von der Geschäftsführung, den zukünftigen Teammitgliedern oder Ihnen als Ausbildungsverantwortlichen selbst aufgenommen werden. Sie sollten eine herzliche Begrüßung enthalten, Informationen über das Unternehmen, seine Mission und Werte sowie was die Azubis in den ersten Wochen erwarten können. Willkommensvideos helfen, eine persönliche Verbindung herzustellen und den Auszubildenden das Gefühl zu geben, bereits Teil des Teams zu sein.
Oder haben Sie mal überlegt, einen virtuellen Rundgang für Ihre neuen Auszubildenden aufzunehmen? Dieser könnte entweder als vorab aufgezeichnetes Video oder als interaktive Live-Tour gestaltet sein. Dabei können wichtige Bereiche wie Arbeitsplätze, Pausenräume, die Kantine und andere wichtige Einrichtungen vorgestellt werden. Dies gibt den Auszubildenden die Möglichkeit, sich räumlich zu orientieren und die Arbeitsumgebung visuell wahrzunehmen, bevor sie physisch vor Ort sind.
Buddy-System und erstes Kennenlernen
Führen Sie ein Buddy-System ein, bei dem alle neuen Azubis erfahrenen Auszubildenden oder jungen Mitarbeitenden als “Buddy” zugeordnet werden. Diese Buddys dienen als erste Ansprechpersonen für alle Fragen, die im Alltag auftauchen könnten. Dies fördert nicht nur den Zusammenhalt unter den Auszubildenden, sondern erleichtert auch den Informationsfluss und die soziale Integration.
Ermutigen Sie Ihre zukünftigen Auszubildenden auch, sich vor dem ersten Ausbildungstag auf den sozialen Medien oder in internen Foren bereits vor dem ersten Tag kennenzulernen und auszutauschen. Das kann über bestehende Plattformen wie LinkedIn-Gruppen, Facebook oder über interne Tools wie Microsoft Teams erfolgen. Dort können sich Ihren neuen Azubis dann schon mal vernetzen, Fragen stellen und Erfahrungen von aktuellen Auszubildenden lesen.
Fachliche und organisatorische Vorbereitung
Eine Bereitstellung von Checklisten, die Schritt für Schritt durch die ersten Tage führen, kann Ihren neuen Azubis helfen, organisiert zu bleiben und sich sicher zu fühlen. Diese Checklisten könnten Aufgaben für die ersten Tage, benötigte Materialien und Dokumente sowie Tipps für den erfolgreichen Start umfassen.
Hierzu können Sie auch das Intranet oder aber andere Onboarding-Plattform nutzen und die Azubis gut anhand von Videos, modularen Kurse zu z. B. Produkten und interaktiven Inhalte, die die Auszubildenden in ihrem eigenen Tempo durchlaufen können, auf ihren Einsatz als Auszubildende in Ihrem Unternehmen vorbereiten. Der Kreativität für die Inhalte sind dabei keine Grenzen gesetzt – so können Sie Themen von Arbeitsplatzsicherheit bis hin zu Datenschutzrichtlinien abdecken und sicherstellen, dass alle rechtlichen und unternehmensspezifischen Grundlagen abgedeckt sind.
Durch diese Methoden schaffen Sie und Ihr Unternehmen es, den Kontakt zu Ihren zukünftigen Auszubildenden nicht nur zu halten, sondern auch eine starke Bindung und ein tiefes Verständnis für die Unternehmenswerte zu entwickeln, was den späteren Einstieg ins Berufsleben erheblich erleichtert.
Ihr AzubiScout Team
