Das Pareto-Prinzip
Haben Sie auch ab und zu Schwierigkeiten die richtigen Prioritäten aus Ihrer alltäglichen Arbeit mit hunderten von wichtig scheinenden Aufgaben herauszufiltern? Dabei könnte die folgende Methode helfen… Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, die helfen soll, die Priorität auf die wichtigen Teile eines Projektes zu legen. Das Pareto-Prinzip auch 80/20-Regel genannt), besagt dass nur 20% der Zeit dafür benötigt werden, 80% der Arbeit zu verrichten. Die restlichen 20% dienen nur der Perfektionierung, benötigen aber 80% der Zeit. Das ist oft unwirtschaftlich, da viele Aufgaben nur 80% der Lösung erfordern. Nur wenige Sachen müssen wirklich bis ins letzte Detail perfekt sein.
Wenn Sie erkennen, welche Bereiche eines Projektes die meiste Zeit beanspruchen, können Sie durch das Pareto-Prinzip relativ genaue Zeitpläne aufstellen. Aktives Zeitsparen ist durch das Pareto-Prinzip jedoch nicht möglich. Stattdessen lernt man, kein absoluter Perfektionist zu sein und einige minderwichtige Aufgaben zu delegieren oder nach hinten zu verschieben. Die Kernaufgaben eines Projektes sind wichtiger, als die Kleinigkeiten, die es vollenden sollen. Wenn die Zeit nicht für jedes Detail reicht, weil das nächste Projekt schon wartet, ist es sinnvoller, sich dem neuen Projekt zu widmen, auch wenn das erste noch nicht perfekt ist. Der Ansatz dabei ist „Gut statt perfekt“ – aber Achtung: dies gilt nicht für alle Aufgaben, bei manchen Dingen (z. B. Angebot für einen Großauftrag) erwartet Ihr Chef vielleicht doch Perfektion.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie das Prinzip im Umgang mit mehreren Aufgaben einsetzen können: bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen. Wenn man also gleichzeitig eine Präsentation vorbereiten, Rechnungen prüfen und einen neuen Azubi einarbeiten muss, muss man Prioritäten innerhalb der einzelnen Projekte setzen. Bei einer Präsentation sind die Inhalte und die grobe Form besonders wichtig. Diese lassen sich in 20% der gesamten Zeit fertigstellen. Formatierung, optische Kleinigkeiten oder eine Hintergrundmusik sind für eine Präsentation zwar schön, aber nicht so wichtig. Sie verschlingen oft sehr viel Zeit und können daher hintenangestellt werden. Sie sollten also nach der Fertigstellung von Inhalt und grober Form der Präsentation zu der Einarbeitung des neuen Azubis übergehen. Sie müssen ihm nicht jede kleine Ecke des Büros zeigen, sondern ihm vorerst lediglich die wichtigsten Zusammenhänge erklären, damit er mit seiner Arbeit anfangen kann. Auch hier liegt wieder eine Priorität auf den grundsätzlichen Tätigkeiten. Danach können Sie die wichtigsten Rechnungen begleichen.
Aber Vorsicht: Das Pareto-Prinzip ist keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit. Dennoch gilt für viele Bereiche: Es ist sinnvoller, alle Aufgaben zu 80 Prozent zu erledigen, als eine zu 100 Prozent und andere Aufgaben wegen Zeitmangels gar nicht anzugehen.
